Methode

Agenda-Konferenz

MitredenMitbestimmenKonzeptentwicklungIdeen entwickelnAnalog1 - 3 Stundendirekte Betroffeneinteressierte Öffentlichkeitschwer erreichbare Gruppenorganisierte Akteur:innenmittlere Gruppe bis 30große Gruppe ab 30StrukturiertKreativ

Die Agenda-Konferenz ist ein Beteiligungsformat für größere Gruppen, bei dem gemeinsam Probleme, Ziele und konkrete Zukunftsideen entwickelt werden. Die Methode verbindet offene Diskussionen mit klar strukturierten Arbeitsphasen und eignet sich besonders als Einstieg in längere Beteiligungsprozesse. Ziel ist es, unterschiedliche Perspektiven zusammenzubringen und gemeinsame Projekte oder Maßnahmen anzustoßen.

Ziel

Ziel der Agenda-Konferenz ist es, unterschiedliche Beteiligte zusammenzubringen, einen gemeinsamen Überblick über die aktuelle Situation zu schaffen und daraus gemeinsame Ziele, Leitbilder sowie konkrete Maßnahmen für die Zukunft zu entwickeln.

Wann sinnvoll?

als Einstieg in größere Beteiligungsprozesse
wenn viele unterschiedliche Gruppen beteiligt werden sollen
um gemeinsam Ziele und Zukunftsbilder zu entwickeln
um Maßnahmen und konkrete Projekte gemeinsam zu planen
wenn langfristige Zusammenarbeit aufgebaut werden soll
wenn Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit gemeinsam arbeiten sollen

Wann nicht sinnvoll?

bei akuten Konflikten oder stark eskalierten Situationen
wenn kurzfristig schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen
wenn keine Ressourcen für Vorbereitung und Moderation vorhanden sind
wenn keine Bereitschaft besteht, Ergebnisse weiterzuverfolgen

Ablauf

Zu Beginn sollte möglichst klar definiert werden:

Warum wird die Agenda-Konferenz durchgeführt?
Welche Themen sollen bearbeitet werden?
Welche Ergebnisse werden erwartet?
Welche Handlungsspielräume gibt es?
Welche Entscheidungen können später tatsächlich umgesetzt werden?

Außerdem sollte früh geklärt werden:

Wer muss beteiligt werden?
Welche Gruppen fehlen bisher häufig?
Welche Konflikte oder Spannungen könnten entstehen?
Welche Rolle übernehmen Politik und Verwaltung?

Wichtig ist, offen zu kommunizieren:

welche Themen verhandelbar sind
wo Grenzen bestehen
wie mit Ergebnissen weitergearbeitet wird

Für eine Agenda-Konferenz sollten möglichst unterschiedliche Perspektiven vertreten sein.

Dazu gehören zum Beispiel:

direkt betroffene Personen
interessierte Öffentlichkeit
organisierte Akteur:innen
Politik, Verwaltung
Initiativen und Vereine
Fachakteur:innen

Darauf achten:

unterschiedliche Interessen einzubeziehen
verschiedene Altersgruppen anzusprechen
schwer erreichbare Gruppen gezielt einzuladen
ein möglichst vielfältiges Teilnehmendenfeld zu schaffen

Vor der Veranstaltung werden Informationen zum aktuellen Stand zusammengestellt.

Zum Beispiel:

Bestandsanalysen
Konzepte, Pläne
laufende Projekte, frühere Beteiligungsergebnisse
Daten und Fakten

Diese Informationen sollten den Teilnehmenden möglichst einige Wochen vorher zur Verfügung gestellt werden.

Benötigt werden:

ein großer Raum für gemeinsame Phasen
mehrere Räume oder Arbeitsbereiche für Kleingruppen
Pinnwände| Flipcharts
Moderationskarten, Präsentationstechnik
Dokumentationsmaterial

Außerdem sinnvoll:

kostenlose Verpflegung und Getränke
klare Beschilderung

Die Agenda-Konferenz sollte professionell moderiert werden.

Je nach Gruppengröße werden mehrere Moderator:innen benötigt.

Vorab sollte geklärt werden:

Ablauf und Zeitplanung
Rollenverteilung
Methoden für Kleingruppen
Dokumentation
Umgang mit Konflikten oder dominanten Personen

Zu Beginn werden:

Ziele der Veranstaltung erklärt
Ablauf vorgestellt
Regeln für die Zusammenarbeit vereinbart

Danach wird der aktuelle Stand präsentiert.

Dabei geht es zum Beispiel um:

bestehende Projekte
aktuelle Herausforderungen
Entwicklungen
Chancen und Probleme

Wichtig ist, dass alle Teilnehmenden einen ähnlichen Wissensstand erhalten.

Die Teilnehmenden diskutieren anschließend:

Was funktioniert gut?
Was fehlt?
Welche Probleme sind besonders wichtig?
Welche Entwicklungen bereiten Sorgen?
Wo gibt es Chancen?

Dies geschieht häufig:

im Plenum
in Kleingruppen, an Thementischen
mit Pinnwänden

Wichtig ist, unterschiedliche Perspektiven sichtbar zu machen.

Im nächsten Schritt richtet sich der Blick auf die Zukunft.

Die Teilnehmenden arbeiten an Fragen wie:

Wo wollen wir hin?, Wie soll die Zukunft aussehen?
Welche Ziele sind besonders wichtig?, Welche Themen sind dringend?

Dabei entstehen häufig:

Zukunftsbilder, Visionen
Leitlinien
gemeinsame Zielsetzungen

Anschließend werden konkrete Ideen entwickelt:

Projekte
Maßnahmen, Handlungsschritte
Kooperationen
Verantwortlichkeiten

Wichtige Fragen sind:

Was soll konkret passieren?
Wer könnte mitarbeiten?
Welche Ressourcen werden benötigt?
Was sind erste Schritte?

Oft bilden sich bereits während der Konferenz Projekt- oder Arbeitsgruppen.

Zum Ende werden:

Ergebnisse zusammengefasst
nächste Schritte vorgestellt, Möglichkeiten zur Weiterarbeit vereinbart
Verantwortlichkeiten geklärt

Wichtig ist, transparent zu machen:

wie die Ergebnisse dokumentiert werden
wer weiterarbeitet
wann Rückmeldungen erfolgen

Alle Ergebnisse sollten strukturiert dokumentiert werden.

Zum Beispiel:

Ziele, Leitbilder
Problemfelder
Projektideen
Maßnahmen
Zuständigkeiten

Die Dokumentation sollte allen Teilnehmenden zugänglich gemacht werden.

Nach der Veranstaltung kann ausgewertet werden:

welche Themen besonders wichtig waren
welche Maßnahmen realistisch umsetzbar sind
wo weiterer Abstimmungsbedarf besteht
welche Gruppen sich weiter engagieren möchten

Besonders wichtig ist die Weiterführung der Ergebnisse.

Zum Beispiel durch:

Arbeitsgruppen, Projektgruppen
regelmäßige Treffen
weitere Beteiligungsformate

Ohne klare Weiterarbeit verlieren Ergebnisse häufig an Wirkung.

Quelle: https://partizipation.at/partizipation-anwenden/methoden/

Hinweise

Tipps

Ausreichend Vorbereitungszeit einplanen.
Professionelle Moderation einladen.
Ziele und Grenzen transparent kommunizieren.
Unterschiedliche Perspektiven sichtbar darstellen.
Politik und Verwaltung frühzeitig einbinden.
Mit abwechslungsreichen Formaten abreiten.
Ergebnisse verständlich und nachvollziehbar dokumentieren.
Konkrete Möglichkeiten zur Weiterarbeit schaffen.

Ungeeignet für

keine Bereitschaft zur Weiterarbeit besteht
Ergebnisse nicht umgesetzt werden können
ausschließlich schnelle Entscheidungen benötigt werden
starke Eskalationen oder harte Konflikte im Mittelpunkt stehen
zu wenig Zeit für Vorbereitung vorhanden ist

Im Anschluss

Im Anschluss bieten sich Methoden an, die die gesammelten Inhalte ordnen, vertiefen oder in konkrete Schritte überführen. Je nach Ziel können z.B. folgende Formate anschließen:

Planungswerkstatt

Die Planungswerkstatt ist ein Beteiligungsformat, bei dem Bürger:innen gemeinsam mit Fachpersonen, Verwaltung oder Politik an konkreten Planungen arbeiten. In Workshops werden Ideen, Probleme und Vorschläge gesammelt, diskutiert und direkt auf Karten, Plänen oder Modellen sichtbar gemacht. Die Methode eignet sich besonders für Stadtentwicklungs- oder Gestaltungsprozesse, bei denen Menschen ihre Erfahrungen und Vorstellungen aktiv in die Planung einbringen sollen.

AktivierendKreativ

Zukunftwerkkstatt

Die Zukunftswerkstatt ist ein Beteiligungsformat, bei dem Teilnehmende gemeinsam Probleme analysieren, Zukunftsvisionen entwickeln und daraus konkrete Handlungsschritte ableiten. Die Methode verbindet kreatives Denken mit praktischer Planung und eignet sich besonders für Themen, bei denen neue Ideen und langfristige Perspektiven gefragt sind. Die Zukunftswerkstatt ist in drei aufeinander aufbauende Phasen gegliedert: Kritikphase, Utopiephase und Realisierungsphase. Durch diesen klaren Ablauf wechseln die Teilnehmenden bewusst zwischen Kritik, Vision und konkreter Umsetzung. Dadurch entstehen oft kreative und gemeinschaftlich entwickelte Lösungsansätze.